Blog 5: Assemblée générale hybride et virtuelle

NOUVELLES FORMES DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Les coopératives peuvent organiser leurs assemblées générales sous forme hybride ou virtuelle avec l’aide de moyens électroniques. Pour que ces nouvelles formes d’assemblées générales soient juridiquement valables, elles doivent respecter certaines prescriptions légales.

Le nouveau droit des sociétés anonymes constitue la base d’utilisation de moyens électroniques pour la préparation et la réalisation de l’assemblée générale et pour l’assemblée générale virtuelle, ceci vaut aussi pour les coopératives. Les prescriptions légales du droit des actions concernant le lieu de la réunion et l’utilisation de moyens électroniques sont, par analogie, applicables aussi aux sociétés coopératives et à leurs assemblées générales ainsi qu’à leurs substituts (par ex. assemblée des délégués, Art. 893a CO). L’administration de la coopérative doit s’assurer que l’utilisation de moyens électroniques n’entraîne pas de restrictions des droits des coopérateurs ou qu’elle ne conduise pas à de fausses décisions de l’assemblée générale.

Utilisation de moyens électroniques

Les coopérateurs ne pouvant pas être présents physiquement à l’assemblée doivent pouvoir exercer leurs droits par voie électronique (Art. 701c en rel. avec Art. 893a CO), l’administration de la coopérative doit le prévoir. Dans ce cas, l’administration doit régler l’utilisation des moyens électroniques, elle doit s’assurer que l’identité des participants est établie, que les votes de l’assemblée générale peuvent être reportés directement, que chaque participant peut prendre part à la discussion et formuler des demandes et que le résultat des votes ne peut pas être falsifié.
Si des problèmes techniques surviennent durant l’assemblée, empêchant le bon déroulement ou entraînant l’interruption de celle-ci, l’assemblée générale devra être reprise à partir de l’instant où ces problèmes techniques se sont manifestés. Par contre, les décisions prises avant l’apparition des problèmes restent valables.
Les coopératives de plus de 300 membres (ou les coopératives dont les membres sont en majorité eux-mêmes des coopératives) peuvent, dans leurs statuts, prévoir que le droit de vote s’exerce totalement ou partiellement par correspondance (Art. 889 CO). Dans un tel cas, l’utilisation de moyens électroniques est maintenant possible également, pour autant que l’administration ait établi un règlement à cet effet. Attention : Ici aussi, il faut s’assurer que seuls les votants habilités à donner leur voix votent et que les résultats ne peuvent pas être falsifiés. Un vote par e-mail ou un vote permettant à une seule personne de voter plusieurs fois ne répond pas à ces exigences.

Assemblée générale hybride

La mise en oeuvre d’une assemblée générale hybride nécessite une décision de l’administration. L’utilisation de moyens électroniques doit être réglée par l’administration. Si l’utilisation des moyens électroniques aura lieu plus d’une fois, il est recommandé à l’administration d’établir un règlement.

Lors de l’assemblée générale, les dispositions techniques doivent être mises en place de façon à ce que les coopérateurs absents puissent participer à l’assemblée générale durant tout son déroulement, qu’ils puissent s’exprimer et voter et, en sens inverse, que les votes des coopérateurs n’étant pas présents sur place soient reportés directement.
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit ensuite mentionner la nature de l’assemblée générale (c’est-à-dire qu’elle s’est déroulée par voie électronique).

Assemblée générale se déroulant à plusieurs endroits

L’assemblée générale par voie électronique peut avoir lieu en même temps en plusieurs endroits. Les conditions régissant l’utilisation des moyens électroniques s’appliquent ici aussi, les votes, les demandes et les discussions doivent en particulier être retransmis en direct à chaque endroit.

Assemblée générale virtuelle

L’assemblée générale virtuelle a lieu exclusivement par voie électronique, il n’y a pas de lieu de réunion. Outre la réglementation de l’utilisation des moyens électroniques, elle nécessite une base statutaire (art. 701d al. 1 en rel. avec art 893a CO). Une assemblée générale virtuelle ne peut pas être organisée sans une modification préalable des statuts par l’assemblée générale.

Si l’assemblée se déroule de manière virtuelle, l’administration doit désigner, dans sa convocation, un représentant indépendant auquel les coopérateurs peuvent déléguer leurs droits de vote pour les exercer. Pour les coopératives, les statuts peuvent prévoir qu’il n’est pas nécessaire de désigner un représentant indépendant lors de l’assemblée générale virtuelle.

Dans les coopératives, la décision concernant la modification des statuts ne peut être prise qu’avec un quorum accru d’au moins deux tiers des voix exprimées. Les statuts eux-mêmes peuvent rendre ce quorum encore plus difficile à atteindre (mais pas plus facile).

Acte authentique lors de la création et de la modification des statuts

Remarque : La fondation et les modifications des statuts des coopératives doivent désormais faire l’objet d’un acte authentique (art. 830 et art. 838a CO).