Blog 3: Gouvernance de l’administration de la coopérative
Gouvernance de l’administration de la coopérative
Recapitulation et Organisation:
L’administration dirige soigneusement les affaires de la coopérative et encourage avec force le devoir de coopération. En plus de l’organisation de la coopérative, les devoirs essentiels de l’administration sont une organisation adéquate de l’administration elle-même et une délégation minutieuse des tâches.
Le droit coopératif prévoit simplement un cadre rudimentaire pour l’organisation de l’administration, ce qui laisse un grand espace de liberté aux sociétés coopératives sur la façon d’organiser leurs administrations. Les caractéristiques de base de l’organisation de l’administration sont généralement fixées dans les statuts de la coopérative et dans le règlement d’organisation.
Cadre légal
L’administration est un organe obligatoire de la coopérative, l’absence ou une composition erronée de celle-ci est considérée comme un défaut d’organisation (Art. 831 en liaison avec Art. 731b CO). L’administration doit impérativement être composée de trois personnes physiques, ses membres doivent en majorité être coopérateurs (Art. 894 CO).
La durée maximum du mandat des membres de l’administration est de quatre ans, une réélection est possible, pour autant que les statuts ne stipulent pas le contraire (Art. 896 CO). Les statuts peuvent imposer une durée plus courte du mandat. Pour les coopératives d’assurance concessionnaires, la durée du mandat est régie par les dispositions du droit des sociétés anonymes. Sauf disposition contraire dans les statuts, la durée du mandat est de trois ans. Cependant, une durée maximum du mandat peut être de six ans si les statuts le prévoient.
Les membres de l’administration ainsi que chaque modification doivent être inscrits au registre du commerce (Art. 87 al. 1, let. K ORC).
Composition de l’administration
Les statuts peuvent fournir des indications objectivement fondées sur la composition de l’administration. L’assemblée générale (ou son substitut) doit en tenir compte lors de l’élection des membres de l’administration. Pour des raisons de gouvernance, l’administration de la coopérative doit être composée de façon à ce que les compétences nécessaires à sa conduite soient réunies au sein du comité et que ce comité soit en mesure de diriger la coopérative correctement et de s’acquitter de ses obligations. Un profil théorique pour l’ensemble du comité aide à définir le profil théorique de chacun de ses membres, permettant ainsi de composer au mieux l’administration de la coopérative, tant sur le plan personnel que professionnel, en particulier lors du recrutement de nouveaux membres.
Les banques coopératives et les coopératives d’assurance devront ensuite respecter les dispositions de la législation spéciale et du droit de la surveillance en ce qui concerne la composition de l’administration.
Organisation de l’administration
L’administration est l’organe de direction et de représentation de la coopérative. Son organisation interne n’est légalement pas prédéfinie. L’administration élue par l’assemblée générale se constitue d’elle-même ou en fonction des statuts.
Le droit des coopératives ne connaît pas, comme le droit de la société anonyme (Art. 716a
al. 1 CO), de tâches inaliénables et non transmissibles de l’administration. Toutefois, il est généralement admis que l’étendue des tâches obligatoires est similaire. En outre, l’administration peut déléguer certaines tâches à une ou plusieurs commissions (Art. 897 CO) ou à un directeur (Art. 898 al. 1 CO).
L’administration règle judicieusement les détails de l’organisation dans un règlement d’organisation en s’appuyant sur le droit des sociétés anonymes, bien que le droit des coopératives ne le prévoit pas. Ce règlement est établi conformément aux statuts, il définit les charges et les fonctions, assigne les tâches et les responsabilités, attribue et délimite les compétences, fixe les processus internes, règle la rédaction des rapports, etc.
Le règlement d’organisation permet de déléguer correctement et minutieusement des tâches à une direction, servant ainsi également à minimiser la responsabilité de l’administration.
Prise de décision au sein de l’administration
Le droit des coopératives ne connaît aucune disposition spécifique en ce qui concerne la prise de décision. En règle générale, il est toutefois admis que chaque membre de l’administration ne dispose que d’une seule voix. Les statuts peuvent définir la façon dont laquelle la prise de décision doit avoir lieu au sein de l’administration. S’il n’existe aucun règlement statutaire, on se référera généralement aux dispositions du droit des sociétés anonymes, selon lesquelles les décisions de l’administration sont en principe prises à la majorité des voix émises (Art. 713 al. 1 CO). Les statuts peuvent prévoir une voix prépondérante pour le président ou des majorités qualifiées.
Responsabilité de l’administration
Les membres de l’administration (ainsi que les membres s’occupant de la direction, de la révision ou de la liquidation) sont solidairement responsables envers la coopérative des dommages qu’ils lui causent en violant intentionnellement ou par négligence leurs obligations (Art. 916 CO). En cas de surendettement de la coopérative, ils sont également responsables.